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総会議事録の作成
例えば役員給与（定期同額給与）を改定する場合など、総会議事録を会社法に則って作成する必要がございます（これは法務の領域ですので、詳細は司法書士等の専門家へご相談頂く必要がございます）。
バックデート（実際には存在していない事実を、後日、存在していたことにして、そのための書類等の偽装をおこなうことetc.）は違法（犯罪）ですが、中小企業や零細企業、1人法人の場合、バックデートの疑いをかけられないように工夫して進める必要がございますので、そのご注意点を解説しております。
大手企業などにおいては、内部統制が構築されているかと存じますので、各々の内規に従って進めて頂ければと存じます。
総会開催日に議事録を完成できる場合
①司法書士等によるリーガルチェック
総会開催日前に、総会議事録ドラフト（開催日時や決議内容など、開催してからでなければ埋められない箇所はブランク）について、リーガルチェックや注意点のレクチャーを受けておいてください。
②決議をおこなう
総会開催日に、決定事項（例：役員給与の改定etc.）を決議してください。
③総会議事録を作成
会社法の規定に則って、総会議事録を完成させて下さい。
④電子契約ツールにてタイムスタンプを付す
③をPDF化し、「マネーフォワードクラウド契約」や「クラウドサイン」など無料で使用できる電子契約ツールを介して、タイムスタンプを付してください。
ここまでを必ず総会開催日中におこなって下さい。これにより、税務調査時などにおいて、「確かにその日時に総会が開催されたこと」「総会開催日に議事録を作成したこと」を説明することができると考えます。
総会開催日に議事録を完成できない場合
①決議をおこなう
決定事項（例：役員給与の改定etc.）を決議してください。
②決議内容メモを作成
以下の内容を簡単に記載したメモを作成して下さい。
- 総会議事録を総会開催日当日中に完成できない理由（例：「後日、司法書士によるリーガルチェックを受けたいため」）
- 総会を開催した年月日と時間帯（例：「2024年6月25日 15：00-15：10」）
- 総会を開催した旨
- 総会開催理由（例：「役員給与を改定するため」）
③電子契約ツールにてタイムスタンプを付す
②をPDF化し、「マネーフォワードクラウド契約」や「クラウドサイン」など無料で使用できる電子契約ツールを介して、タイムスタンプを付してください。
ここまでを必ず総会開催日中におこなって下さい。これにより、税務調査時などにおいて、「確かにその日時に総会が開催されたこと」を説明することができると考えます。
④総会議事録ドラフトを作成
②のメモをもとに、総会議事録のドラフトを作成してください。
⑤司法書士チェックや社内稟議など
④のドラフトに関して、司法書士によるリーガルチェックを受ける、社内稟議に回すなど、必要なステップを踏んで頂き、議事録を完成させてください。
⑥電子契約ツールにてタイムスタンプを付す
⑤で完成した総会議事録に対して、③同様にタイムスタンプを付してください。
④～⑥までの工程は、総会開催日から遅くとも1週間以内に完了させてください。総会開催日から遅れれば遅れるほど諸リスクが増大します。
司法書士等のリーガルチェックが必要な方
弊所の協力事務所様へお繋ぎいたしますので、もし必要な場合はお声がけ下さいませ。