旅費交通費のキャッシュレス化。領収書や明細の入手方法解説|澁谷税理士事務所

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旅費交通費をキャッシュレスに

事業に関する移動に伴って生じる電車代などは頻度も多く、いちいち経費精算したり手動で仕訳を計上するのも大変です。

モバイルSuicaなどであれば、クラウド会計と連携できるので、ビジネス用のモバイルSuicaを作成し、事業に関する移動は全てその交通系ICで支払いましょう。

会計処理

チャージ時

預け金10,000普通預金10,000

チャージ残高は預け金勘定を使用し、補助科目で「交通系IC」など入れておくと良いでしょう。

この仕訳はクラウド会計の機能を使うと自動で計上されます。

チャージはクレジットカード決済できるので、クラウド会計と連携させているビジネス用カードを使ってチャージすれば現金は生じません。

乗車時

旅費交通費200預け金200

電車に乗ったときに旅費交通費勘定へ振り替えます。

クラウド会計の機能を使えば、この仕訳も自動で計上できます。つまり移動する度に勝手に会計処理が計上されるということです。

領収書や利用明細など

カードタイプ

交通系ICカードでチャージしたとき、券売機で紙の領収書を発行できるので必ず入手しましょう。

項目入手場所
チャージ時の領収書(紙)駅の券売機
利用明細(紙)駅の券売機

PASMOをお使いになった履歴(ご利用明細)一部の鉄道事業者では、直近26週間以内の最新100件までの表示・印字ができます。

PASMOホームページより抜粋

モバイルタイプ

項目入手場所
チャージ時の領収書マイページ
利用明細マイページ

スマホに入れることができる「モバイルSuica」などの場合、アプリ上からクレジットカードなどでチャージできますが、モバイルSuicaなどのマイページにログインすればチャージ時の領収書PDFをダウンロードできます。

また、モバイルタイプの場合は、マイページから利用明細もダウンロードできるので証憑として利用しましょう。

交通費以外に使用した場合

交通系ICを利用してコンビニなどで事業に関する買い物(封筒やペンなど)を購入する場合、利用明細を見ても「物販」などと表示されており、何に使われたのか分かりませんので、メモなどを残しておくようにしましょう。

その他参考コラム

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