会計税務周りのペーパーレス化&キャッシュレス化。メリットとデメリット

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弊所・澁谷税理士事務所は、主に渋谷・新宿・池袋など首都圏西側地域の事業者様からご相談頂くことが多い事務所で、マネーフォワードクラウドをメインで扱っております。ITツールをフル活用し、ペーパーレス・キャッシュレスをベースにサービス展開しております。

本コラムでは会計・税務周りのDXについて解説しています。

目次

本コラムの対象者

  • 紙の請求書などが生じてうんざりしている
  • クラウド会計を導入したい
  • 紙資料を削減して省スペース化を図りたい
  • 現金決済が好きではない

メリットとデメリット

何かアイデアを創出したり、ディスカッションしたりする場面においてであれば、確かにペーパーレス化・キャッシュレス化されていない方がメリットがある場面もあるでしょう。

しかし、こと「会計・税務周りに関しては」、弊所ではペーパーレス化やキャッシュレス化を進めることはメリットの方がデメリットを上回ると考えています。

例えば以下のように、「ペーパーレス化・キャッシュレス化されていないことによるデメリット」がすでに大量に存在しているところからスタートしているからです。

  • 紙の領収書や請求書などが大量に発生しており整理がつかない
  • 保管のための場所をとる
  • 紙の資料の紛失リスクがある
  • 「紙面の現物がある場所」に自分が行かなければならない(場所の制約)
  • 紙の資料の郵送作業の手間が生じる
  • 必要な情報に直ぐにアクセスできない

クラウド会計を導入する

イメージ図

クラウド会計 ペーパーレス キャッシュレス 税理士
青が手作業、赤が自動

右側の大きい枠が、クラウド会計システム内だとイメージしてください。

クラウド会計の種類

メジャーなベンダーです。

  • マネーフォワードクラウド
  • freee

弊所では、マネーフォワードクラウドをメインとして扱っております。

フォルダ構成を整理する

フォルダの階層など、構成をきちんと決めて、それに則ってデータを管理します。フォルダ構成ルールが属人化していたり、そのときの気分次第で変わったりすると、どんどん非効率になってゆきます。

「なんだそんなこと」と思うかもしれませんが、意外とできていない事業者は多いです。

事業専用銀行口座と事業専用カードを作る

法人の場合は言わずもがなですが、個人事業主の場合でも、プライベートとは完全に切り分けることをおすすめします。

クラウド会計を使ったペーパーレス化&キャッシュレス化は、業務効率化が主な目的ですが、事業専用でない口座をクラウド会計ソフトに連携してしまうと、「『プライベート取引』か『事業用取引』かを峻別する作業」という無駄なひと手間が生じ本末転倒です。

オンラインショップ利用

事業専用カードなどを使ってAmazonなどで事業用品を購入すれば、当然、紙レシートなどは発行されず、PDF発行となります。

これは基本中の基本ですので、事業で使用する消耗品などは是非オンラインショップで購入しましょう。

マネーフォワードクラウドの場合、以下のオンラインショップを使うと、請求書PDFなどをマイページから自動取得してくれる「証憑添付機能」というものがあります(2024年7月時点)。事業専用アカウントを作り、マネーフォワードクラウドと連携してみましょう。

  • Amazon.com
  • 楽天市場
  • Yahoo!ショッピング
  • MISUMI-VONA

交通費は交通系ICで

モバイルSuicaなどの交通系ICをクラウド会計と連携します。

モバイルSuicaの場合は、チャージ時の領収書と、移動履歴の利用明細はマイページからデータでダウンロードできます。

電子契約を導入する

電子契約の場合、印紙は不要です。

最近では日本政策金融公庫なども電子契約を導入しており、この流れはさらに加速するでしょう。

メジャーな電子契約サービスは以下の通りです。

  • マネーフォワードクラウド契約
  • クラウドサイン
  • GMOサイン
  • freeeサイン

レジ

昔ながらの紙のロールペーパーが発行されるレジではなく、初期費用はかかってしまいますが、可能であればキャッシュレス決済に対応したレジシステムを導入しましょう。

ビジネスカードを社員に配布

外勤の従業員がいる場合など、社内の経費精算を楽にしたい場合、以下のようなビジネスカードを導入して配布することを検討してみましょう。

キャッシュレス納付を導入

一定の手続きを済ませると、納税もキャッシュレスでおこなえます。この辺は好みの問題ですが、金融機関の窓口に納付書を持って行かずに済みます。

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