＼ 契約前にサービス内容や料金を確認！ ／
FAQ
ひとり社長の場合は株主総会は開催しなくても良い？
いいえ、必ず開催し議事録を作成してください。総会議事録は単なる事務書類ではありませんので、ひとり社長かどうかは無関係です。
実務に疎い経営コンサルタントなどが、税務の観点を考慮せずに「ひとり社長の場合は議事録は不要」と発信しているケースも散見されますが、議事録は税務にも影響を及ぼすものですので、必ず作成しましょう。
総会議事録の作成で疑問点があるときは誰に相談すればいい？
実務のわかる司法書士へご相談ください。
株主総会などは会社法（法務）の分野であるためです。ひとり社長の場合、はじめて定時総会議事録や臨時総会議事録を作るときに、事前に司法書士と連携することを強くおすすめします。
税理士事務所は法務の専門家ではないにも関わらず、会社法を軽視してしまっている税理士事務所にて総会議事録を作成してしまっているケースもあるかと思われますが、はじじめて作成する最初の1回目は必ず法務の専門家へご相談ください。
総会議事録は作成したあとどうすればいい？
作成した日付を後日証明できるように、原本が紙なら念のためスキャンしてPDF化したものを、データで作成したのであればそのデータを、『マネーフォワードクラウド契約』などを活用しタイムスタンプを付加しておくと安心です。
議事録作成が必要な理由
税務への影響
自分一人が株主であり、かつ代表取締役でもある「ひとり社長」の場合、株主総会を開催して誰かと議論を交わすという実態はほとんどありません。しかし、会社法という法律においては、株主が一人であっても株主総会の開催とその結果を記録した「株主総会議事録」の作成が明確に義務付けられています。
実務上、議事録は「自分との対話」を記録するような形式になりますが、これは単なる形式的な事務作業ではありません。会社の意思決定が正当な手続きを経て行われたことを証明書類となります。
議事録がない状態では、役員報酬の決定や利益処分といった重要な経営事項が法的に有効と認められないリスクが生じるため、役員給与の損金算入に影響を及ぼす可能性があります。
- ひとり社長だからといって株主総会を開催しなくてよい理由にはならない。
議事録作成が必要になるおもなシチュエーション
- 月額役員給与の改定
- 役員賞与（事前確定届出給与）の支給決定
- 役員就任
- 決算書の承認
- 剰余金配当の決定
- 本店移転
- 商号変更
定時総会と臨時総会の違い
定時株主総会は、毎事業年度の終了後、一定の時期に必ず開催しなければならない総会です。一般的には決算日から3ヶ月以内に開催されます。この総会の主な目的は、計算書類（決算書）の承認、事業報告、そして利益の使い道（配当など）の決定です。
ひとり社長にとって特に重要なのは、役員報酬の改定に関する決議です。定期同額給与として損金算入（経費化）するためには、期首から3ヶ月以内に役員報酬額を決定する必要があり、定時株主総会の議事録がその根拠となります。
臨時株主総会は、事業年度の途中であっても、必要が生じた際にいつでも開催できる総会です。定時株主総会を待たずに急ぎで意思決定が必要な事項が発生した場合に招集されます。
具体的な事例としては、本店所在地の移転、役員の増員や辞任による選任、定款の変更、増資の決定などが挙げられます。
税務上の観点
税務の側面からも議事録は不可欠です。税務調査において、必ずチェックされるの項目として「役員報酬（定期同額給与）」や「役員賞与（事前確定届出給与）」の妥当性があります。
これらが株主総会で適正に決議されているかどうかは、議事録によって証明することになります。もし議事録が存在しない場合、支払った役員報酬そのものが損金算入が否認される恐れがあります。
また、法人名義で車を購入したり、不動産を契約したりする際にも、議事録の写しを求められることがありますが、総会を開催した事実がなければ、最悪の場合、その取引そのものが否定される可能性もあります。
一人一役であっても、公私の区別を明確にし、対外的なエビデンスを整えておくことが、円滑なビジネス運営の鍵となります。
専門家へ相談するメリット
インターネット上に転がっているフォーマットや生成AIで作成したフォーマットの場合、それが会社法上の要件を満たしているかどうかが危うくなります。きちんとすすめるのであれば、司法書士など法務の専門家へ依頼しましょう。記載内容に不備があると、せっかく作成しても法的効力が疑われる可能性があります。
ひとり社長であり、それほど動きがないのであれば、はじめて議事録作成するタイミングで司法書士へ依頼し、2回目以降は、日付や内容の部分だけ更新するなどしてフォーマットを流用するといったやり方も想定されます。
弊所では『ひとり法人専用顧問』もありますので、お気軽にご相談ください。
ご自身の会計や税務について、「自分の場合はどのように進めるべき？」とお悩みの方は、まずは弊所サービス内容をご確認いただき、無料WEB面談をご予約下さいませ。
＼ サービス範囲や料金を契約前に確認！ ／
当サイト内の情報をご利用を以て、以下へご承諾とさせて頂きます。
- 当サイト内の情報は正確性等を高めるよう努めておりますが、その内容に対して何らかの保証をするものではございません。
- 当サイト内の情報（第三者から提供された情報も含む。）をご利用頂いたことにより損害等が生じた場合でも、当サイト管理者は一切責任を負いかねます。
- 当サイト内のコラムは弊所の私見です。
- 当サイト内のコラムはその執筆時点における法令等の情報に基づき整理したものです。必ずご自身で最新の法令等の情報をご確認下さい。
- 当サイト内の情報の無断転載等は固く禁じます。
