電子帳簿保存法のうち「帳簿書類関係」については、「優良な電子帳簿」と「優良以外の電子帳簿」の2種類があります。前者は無理でも後者の要件を満たせば、いちいち帳簿を紙でプリントしなくてOKということになります。
電子帳簿保存法
大きく３つありますが、本コラムで解説しているのは「電子帳簿等保存（任意）」についてです。
全体像
以下の国税庁サイトに分かりやすくチャートフローで整理されています。
「優良以外の電子帳簿」の場合、５%軽減優遇措置はありませんが、従来はいちいちプリントして保存しなければならなかったものが、電子データのまま保存することができます。
優良以外の電子帳簿
システム概要書や操作説明書等の備付け
会計ソフトなどのマニュアルです。
これはオンラインマニュアルやオンラインヘルプ機能でもOKです。
（国税庁『電子帳簿保存法一問一答【電子計算機を使用して作成する帳簿書類関係】令和5年6月』問8）
ディスプレイやプリンタ等を備付け
ディスプレイ等の台数
ディスプレイ等の性能や台数は要件とされていません。
ただし、台数が少ない場合は、税務調査時、ディスプレイ等を調査のために優先的に使用できるよう、事前に業務調整をおこなう必要があります。
それでも小規模事業者の場合、業務調整を行うにしても限度があります。業務調整した上でも、調査官のためにディスプレイ等を割くことが一時的に困難な状況になることもあると思いますが、その場合はデータのコピーを調査官に渡せるようにしておく必要があります。
（国税庁『電子帳簿保存法一問一答【電子計算機を使用して作成する帳簿書類関係】令和5年6月』問10）
速やかに
ディスプレイ画面や紙に「速やかに」出力できる必要がありますが、あるデータを抽出するとき、「検索開始」から「出力」まで「速やかに」行えなければなりません。
（国税庁『電子帳簿保存法一問一答【電子計算機を使用して作成する帳簿書類関係】令和5年6月』問16）
税務職員によるダウンロードの求めに応じることができる
ダウンロードできても検索性に劣る場合にはNGです。CSVならOKとのことですが、PDFなどの画像ファイルがダウンロードできるだけでは、この要件は満たしたことにはなりません。
ネット上では、PDFのダウンロードができる点を以て、この要件を満たしているというような説明も見かけますが、それは完全に誤りです。
（国税庁『電子帳簿保存法一問一答【電子計算機を使用して作成する帳簿書類関係】令和5年6月』問22）
優良な電子帳簿
「優良な電子帳簿」にするメリット
「優良な電子帳簿」であって事前に届出書を提出している場合は、自分の電子帳簿に関して過少申告が判明したとしても、過少申告加算税というペナルティが5%軽減される優遇措置を受けられます。
仕訳帳と総勘定元帳以外の帳簿も対象
規則第５条第１項に規定する「特例国税関係帳簿」とは、次の帳簿をいい、過少申告加算税が軽減される制度の適用を受けようとする税目に係るこれらの帳簿を規則第５条第５項の要件に従って保存する必要があります。
１ 所得税法施行規則第58条第１項に規定する仕訳帳、総勘定元帳及びその他必要な帳簿（注）
２ 法人税法施行規則第54条に規定する仕訳帳、総勘定元帳及びその他必要な帳簿（注）
３ 消費税法第30条第７項、第38条第２項、第38条の２第２項及び第58条に規定する帳簿
（注） 令和６年１月１日以後に法定申告期限等が到来する所得税・法人税については、「その他必要な帳簿」とは、次の
国税庁HP『優良な電子帳簿の要件』より～
（令和６年１月１日前に法定申告期限が到来する所得税・法人税については、青色申告者又は青色申告法人が保存しなければならないこととされている全ての帳簿が特例国税関係帳簿となります。）
～
の記載事項に係る帳簿をいいますここで、「その他必要な帳簿」として、売掛帳や仕入帳、経費帳、売上帳、買掛帳、受取手形記入帳などが掲げられていますが、これらの帳簿は、業種にや事業形態によって備え付けていない事業者もいます。
この文章だけ読むと、まるで例えば「今まで売掛帳や買掛帳を備え付けていなかった事業者」も、「優良な電子帳簿」の恩恵を受けるためには売掛帳や買掛帳も備え付け始めなければいけないように見えます。
が、一問一答の方で以下の記載がありますので、正確には「自分が備え付けている『その他必要な帳簿』」のみが、「要件を満たさなければならない帳簿」ということかと思います。
なお、総勘定元帳や仕訳帳以外の帳簿は納税者が行う事業の業種や規模によって異なり、
国税庁『電子帳簿保存法一問一答【電子計算機を使用して作成する帳簿書類関係】令和5年6月』問39
保存義務者によって作成している帳簿はまちまちですが、例えば、売上帳、経費帳、固定資
産台帳、売掛帳、買掛帳等の帳簿を作成している場合には、各帳簿について規則第５条第５
項の要件に従って保存する必要があります。
マネーフォワードクラウドの場合
参考元情報
00023006-044_03-1.pdf (nta.go.jp)
A1-46、C1-70、H4-1国税関係帳簿の電磁的記録等による保存等に係る過少申告加算税の特例の適用を受ける旨の届出｜国税庁 (nta.go.jp)
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